Waar werk je?
Een secretarieel medewerker kan werken op een administratieve dienst of een secretariaat bij diverse organisaties.Wat doe je?
Als secretarieel medewerker voer je allerlei administratieve taken uit. Hiertoe behoort bijvoorbeeld het behandelen en verwerken van de correspondentie. Vaak moet je allerhande gegevens invoeren in computersystemen. Het kopiëren van documenten is ook een taak die je als secretarieel medewerker moet uitvoeren. Je stelt korte bedrijfsmededelingen op, je helpt met het opstellen en verspreiden van mailingen en zorgt ervoor dat het archief actueel blijft.In sommige gevallen wordt een secretarieel medewerker ingeschakeld voor het bijhouden van de uurregistratie en het beheer van voorraden. Dikwijls moet je pakketten in ontvangst nemen die door een koerierdienst of door de post worden geleverd.
Als secretarieel medewerker moet je eveneens telefoonoproepen beantwoorden en eventueel doorverbinden met een andere medewerker. Er wordt bovendien van je verwacht dat je bezoekers en klanten vriendelijk ontvangt en aanmeldt bij de persoon met wie ze een afspraak hebben. In veel gevallen moet je ook de agenda beheren van leidinggevenden.
Wat moet je kunnen?
Aangezien je allerlei gegevens correct moet ingeven en registreren, moet je ordelijk en nauwkeurig kunnen werken. Je moet de gangbare softwarepakketten voor tekstverwerking en gegevensbeheer beheersen. Je bent stressbestendig: bij grote drukte blijf je nog steeds efficiënt je werk doen. Je kunt je zowel mondeling als schriftelijk duidelijk uitdrukken.Omdat je vaak bezoekers moet ontvangen, worden sociale vaardigheden en behulpzaamheid van jou verwacht. Bij het verwerken van gevoelige bedrijfsgegevens of persoonlijke gegevens van personeelsleden, leg je de nodige discretie aan de dag en bewaar je de geheimhouding.